Secretário(a) Executivo(a) - Porto Alegre/RS

Quer fazer parte de um ambiente que valoriza a conexão e o engajamento? Estamos buscando um Secretário(a) Executivo(a) para se juntar à nossa equipe e nos ajudar a fortalecer nossa comunicação interna e engajar nossos colaboradores

FUNÇÕES

• Gerenciar agendas complexas dos executivos, realizando agendamentos, reagendamentos e priorização de reuniões, compromissos e eventos.
• Organizar e coordenar viagens corporativas (nacionais e internacionais), providenciando passagens e hospedagens.
• Preparar e organizar reuniões, garantindo reserva de salas, materiais, equipamentos e coffees.
• Realizar o registro de atas de reuniões, assegurando a qualidade das informações e o acompanhamento das decisões.
• Elaborar, revisar e formatar documentos, como apresentações, relatórios e correspondências, garantindo clareza e padrão institucional.
• Manter arquivos físicos e digitais organizados, seguros e de fácil acesso.
• Gerenciar o fluxo de comunicação (e-mails, chamadas telefônicas e mensagens), filtrando, priorizando e direcionando as informações.
• Garantir a confidencialidade de informações sensíveis e estratégicas.
• Identificar e solucionar problemas de forma proativa, buscando soluções eficientes e minimizando interrupções nas atividades.

REQUISITOS

• Experiência sólida e comprovada em funções de Secretariado Executivo, assessoria de diretoria ou suporte administrativo de alto nível.
• Domínio avançado do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook).
• Conhecimento em ferramentas de comunicação e colaboração, como Teams.
• Experiência prévia no planejamento e coordenação de logística de viagens corporativas.
• Excelente comunicação verbal e escrita em Língua Portuguesa, com alto nível de proficiência gramatical e ortográfica.
• Fortes habilidades organizacionais, proatividade, discrição e atenção aos detalhes.
• Senso de urgência e capacidade de priorização de demandas.
• Perfil analítico, com foco em solução de problemas e habilidade para antecipar necessidades.